Ogni giorno sempre più aziende scelgono di affidarsi alle nuove tecnologie per ripensare il proprio business e orientarlo verso quelle che saranno le sfide del futuro.

Tra queste sfide, ovviamente, c’è anche quella dell’archiviazione di documenti che parte da un completo ripensamento delle infrastrutture e dei servizi per la gestione degli archivi, devono diventare sempre più flessibili, sicuri e accessibili da qualsiasi luogo.

Sempre più dati. Sempre più rapidi

La sfida per il futuro è quella di gestire carichi di dati sempre maggiori, che permettano di conoscere (e ingaggiare) gli utenti su più fronti. 

Per rispondere a queste mutate esigenze un sistema di gestione degli archivi dovrà essere in grado di pensare in maniera sempre più indipendente e automatizzata, facendo scelte, associando dati, adattandosi al singolo business… così da restituire risposte pertinenti in breve tempo. 

Il Machine Learning e il Deep Learning sono alcuni dei paradigmi su cui declinare le innumerevoli opportunità offerte dall’intelligenza artificiale.

Processi complessi capaci di trasformare grandi quantità di dati in modelli di archiviazione. Ciò permetterà di limitare anche l’intervento (e l’errore) umano, sostituendolo nella gestione e conservazione del sapere, nonché implementando uno standard facilmente replicabile.

I cinque vantaggi dell’archiviazione digitale intelligente

Al momento, comunque, a un archivio dati automatizzato si chiedono essenzialmente cinque cose:

• Ordine e classificazione: un archivio ha la funzione principale di classificare informazioni e restituirle ad ogni richiesta. L’Intelligenza Artificiale in questo può aiutarci a costruire relazioni tra i dati, collegare documenti e classificarli in maniera dinamica a seconda del filtro che vogliamo applicare 

• Conservazione a lungo termine: il limite più grande di un archivio fisico è la conservazione dei documenti nel lungo termine. Smarrimento, deterioramento, copie non conformi, duplicati…Tutti questi problemi vengono azzerati con un archivio digitale, dove oltre alla sicurezza in termini di utilizzo ed eventuale salvaguardia dal rischio di compromissione (backup), si potranno anche gestire e scongiurare ridondanze e obsolescenze. 

• Sicurezza e protezione dei dati sensibili: la sicurezza oggi come oggi è uno dei fattori più importanti per le aziende e garantire una conservazione sicura dei propri documenti è una necessità improrogabile. Persone e device potranno accedere ai file solo mediante autorizzazione esplicita dall’amministratore e, in caso di modifiche, il sistema ne terrà traccia permettendo di risalire sempre alla versione originale del file.

• Accessibilità: il periodo pandemico da Covid-19 ci ha insegnato l’importanza di poter lavorare da qualsiasi luogo come se si fosse all’interno del proprio ufficio. Con un archivio digitale i materiali saranno sempre a disposizione (di chi ha permesso di accesso, ovviamente), da ogni dispositivo e in ogni momento.

• Risparmio a tre dimensioni tempo spazio e risorse: ogni processo innovativo deve portare dei benefici tangibili affinché sia tale. Nel caso di un archiviazione digitale intelligente i benefici si muovono essenzialmente su triplice traiettoria. 
  • Tempo, poiché determinano un notevole risparmio sia nella fase di archiviazione che di accesso e gestione
  • Spazio, in quanto non è richiesto un ambiente fisico di dimensioni considerevoli per archiviare l’intero sapere aziendale
  • Risorse economiche, sia come diretta conseguenza dei punti precedenti, sia per il minor impatto anche sui costi di stampa e distribuzione

Non si parla di futuri ipotetici: l’archiviazione e l’automazione aziendale sono già degli obiettivi più che reali, che stanno aiutando moltissime aziende ad evolversi e acquisire maggiore competitività.

Come riconoscere se questo cambiamento è possibile anche nella tua realtà?

Basta porsi le giuste domande e osservare il modo in cui vengono gestiti dati e processi: come vengono gestiti i documenti? E le versioni più recenti? Quale mezzo viene utilizzato per comunicare un aggiornamento? 

Volendo perifrasare un antico proverbio: dimmi quante stampe fai e ti dirò chi sei (e chi puoi diventare).